Cómo comparar cotizaciones de proveedores en Excel

El método, paso a paso

1. Organiza la cotización de cada proveedor

   Pon la cotización de cada proveedor en una hoja o archivo separado. Cada fila debe tener, como mínimo, un identificador del artículo (SKU) y el precio — aunque los proveedores hayan usado columnas con nombres distintos.

2. Alinea los artículos entre cotizaciones

   Este es el paso donde más se equivoca a mano: un SKU con mayúsculas distintas, un espacio de más al inicio, o un formato de número diferente ("0100" vs "100") hace que BUSCARV/VLOOKUP no encuentre la coincidencia — y el artículo parece no cotizado cuando en realidad solo cambió de formato.

3. Trae el precio de cada proveedor a una tabla común

   Con los artículos alineados, usa BUSCARV (o ÍNDICE+COINCIDIR para más control) para traer el precio de cada proveedor a columnas separadas en una sola tabla, una fila por artículo.

4. Encuentra el precio más bajo por artículo

   Con los precios de los proveedores en columnas una al lado de la otra, usa MÍN() sobre esas columnas para el precio más bajo, y ÍNDICE+COINCIDIR para saber qué proveedor lo ofrece. Un BUSCARV que no encontró coincidencia regresa #N/A — trata ese error explícitamente (SIERROR) en vez de dejar que rompa la fórmula de MÍN().

5. Revisa los artículos con un solo proveedor

   Un artículo que solo aparece en la cotización de un proveedor no tiene con qué compararse — no debería mostrarse como "ganador" automáticamente. Márcalo aparte para revisarlo en vez de tratarlo como si ya estuviera decidido.

Practica con un ejemplo ficticio

Dos archivos CSV ficticios — la cotización del Proveedor A y del Proveedor B para la misma compra de artículos de oficina, con precios distintos, un empate, y un artículo cotizado por un solo proveedor — para seguir el método de arriba con datos reales, sin usar los tuyos.

Dónde el Excel manual suele romperse

• Cuando una columna cambia de lugar o de nombre en una nueva ronda de cotización, cualquier fórmula que la referencie por posición (no por encabezado) se rompe en silencio.
• Un empate exacto entre dos proveedores no se marca solo — MÍN() regresa un número, e ÍNDICE+COINCIDIR elige el primer proveedor que lo cumple, sin avisar que hubo empate.
• SKUs duplicados en la misma cotización hacen que BUSCARV siempre regrese la primera coincidencia — un duplicado con otro precio se ignora sin aviso.
• Cotizaciones con cientos de artículos hacen poco práctico revisar a simple vista quién es más barato en cada uno — y cada nueva ronda de cotización obliga a rehacer o copiar con cuidado las mismas fórmulas.

Cuándo conviene más una herramienta que mantener fórmulas

El método manual funciona bien para una comparación puntual, de unas pocas decenas de artículos y dos o tres proveedores. Deja de ser práctico cuando la lista pasa de unos cientos de líneas, cuando la comparación se repite en cada ronda de cotización, o cuando los archivos de los proveedores cambian de formato entre una ronda y otra. CostRift hace la misma comparación por SKU automáticamente — sin BUSCARV, sin rehacer fórmulas en cada ronda — y señala empates exactos, ofertas únicas y SKUs duplicados o ambiguos para que los revises, en vez de ignorarlos como hace BUSCARV. Los archivos se leen y comparan directamente en tu navegador, sin enviarse a los servidores de CostRift.

Preguntas frecuentes

Para dónde ir después

Para ver la misma comparación sin armar ninguna fórmula, visita cuadro comparativo de cotizaciones. ¿Prefieres una plantilla de Excel lista en vez de las fórmulas de este método? Mira la plantilla gratuita de comparación de proveedores.